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Einfach mehr schaffen

Der Schreibtisch ist voll mit Aufgaben – wie soll man das nur alles an einem Arbeitstag bewältigen? Einfache Kniffe helfen, produktiver zu werden.

Karriere: Multitasking (iStock)

Wer kennt das nicht: Plötzlich ist schon wieder Feierabend – und weder Schreibtisch noch Mailfach sind deutlich leerer geworden. Womit habe ich eigentlich die vielen Stunden im Büro wirklich verbracht?

Schluss mit Multitasking

Die einfache Antwort: mit zu vielen Dingen gleichzeitig. Ständig erhalten wir neue, vermeintlich wichtige Projektinfos. Zugleich buhlen neue Mails und Handynachrichten um unsere Aufmerksamkeit. Wer das alles auf einmal abarbeiten möchte, wird unproduktiv. Dazu Andreas Zimber vom Zentralinstitut für seelische Gesundheit Mannheim: „Die menschliche Informationsverarbeitung hat ihre Grenzen. Gleichzeitig mehrere anspruchsvolle Aufgaben mit dem besten Ergebnis zu erledigen, das funktioniert nicht.“ Der Experte rät zum kräfteschonenden Monotasking – also zur Fokussierung: Immer eine Aufgabe nach der anderen erledigen und sich von nichts ablenken lassen. Das steigert die Produktivität.

Sechs Tipps, wie wir unsere Arbeitszeit optimal nutzen:

Auch wenn Chefs, Kunden und Kollegen einem gerne etwas anderes suggerieren – nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig und dringend. Eine gute Reihenfolge für diese Aufgaben findet man mit dem Eisenhower-Prinzip: „Wichtig/dringend“: Sofort selbst machen. Für „wichtig/nicht dringend“ einen Termin für später festlegen. „Unwichtig/dringend“ an Mitarbeiter oder Kollegen delegieren und „unwichtig/nicht dringend“ wandert in den Papierkorb.

Am besten abends eine To-Do-Liste für den nächsten Arbeitstag machen. Das hilft morgens direkt beim Start mit den wichtigsten Aufgaben. Schöner Nebeneffekt: Aufschreiben macht den Kopf frei für einen relaxten Feierabend. Doch Vorsicht: Auch nicht zu viel in die Listen packen. Besser nur 60 Prozent des Tages verplanen, der Rest ist Puffer für Pausen und Unvorhergesehenes.

Ständige Störungen behindern unsere Konzentration und damit unsere Arbeitsproduktivität. Wer wichtige Aufgaben zu erledigen hat, schaltet daher das Smartphone auf stumm, schließt sein Mailprogramm und hängt ein „Bitte nicht stören“-Schild an die Bürotür. Apps wie AppBlock oder StayFocused helfen beim Disziplinieren und sperren verführerische Webseiten und Anwendungen für einen gewünschten Zeitraum.

Wer ähnliche Arbeiten bündelt, kommt schneller und konzentrierter voran. Beispielsweise E-Mails zu festen Zeiten am Arbeitstag bewusst abarbeiten. Dazwischen Outlook & Co. am besten abschalten und vor allem auf Mail-Benachrichtigungen verzichten.

Ungefähr einen halben Arbeitstag (4,5 Stunden) pro Woche verbringen Angestellte im Schnitt auf überflüssigen Arbeitstreffen, hat eine Studie des Marktforschungsinstituts Harris ergeben. Bei Teamleitern und anderen Führungskräften sind es sogar neun Stunden wöchentlich. Damit sind Meetings, Konferenzen und Besprechungen die größten Zeitfresser im Joballtag. Daher: sich öfters mal aus wenig relevanten Treffen ausklinken. Notwendige Meetings lieber im Stehen absolvieren – dann geht es eindeutig schneller.

Wer ohne Unterbrechung stundenlang an einem Projekt arbeitet, wird unkonzentriert und macht im schlimmsten Fall sogar Fehler. Pausen sind gut und sinnvoll. Ideal sind regelmäßige Auszeiten von rund fünf Minuten pro Stunde oder spätestens nach 90 Minuten. Die lassen sich für einen kurzen Spaziergang durchs Haus nutzen, Lüften, Atemübungen oder einen kleinen Plausch mit den Kollegen.